Zo maak je hybride werken tot een succes

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent zoveel als het afwisselen tussen werken op kantoor en werken op afstand. Op afstand kan zowel vanuit huis zijn, maar soms wordt er ook gekozen voor andere locaties bijvoorbeeld in het buitenland, een café of op een vakantiepark.

Wat zijn de voor- en nadelen?

Het voordeel van hybride werken is de mate van flexibiliteit en vrijheid. Veel werknemers vinden het prettig om een paar dagen thuis te werken wanneer zij bijvoorbeeld een gezin thuis hebben. Veel mensen ervaren hierdoor een betere balans tussen werk en privé. Goed leiderschap is hierbij wel van essentieel belang. Je moet de werknemers de gelegenheid geven tot een bepaalde vrijheid, maar ook zien te voorkomen dat er teveel tijd verloren gaat aan activiteiten thuis. Door vaker thuis te werken gaan er ook veel minder mensen de weg op omdat ze niet hoeven te reizen. Sommige werknemers hebben thuis een hogere concentratie en krijgen dus meer gedaan in kortere tijd. Dit geldt echter zeker niet voor iedereen. Online vergaderingen zijn meer to-the-point en duren minder lang, veel efficiënter dus. Daarentegen schept het samenwerken op een kantoor een betere band tussen collega’s en het versoepelt de communicatie aanzienlijk.

Hybride kantoor ruimte

Hybride werken vraagt ook om de mogelijkheid voor een hybride kantoor. Een kantoorruimte waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en samen kunnen werken. Het traditionele kantoor gevoel wordt steeds meer losgelaten, maar het is meer een ontmoetingsplek geworden. Een vergaderruimte naast een (flexibele) werkplek moet aanwezig zijn zodat mensen makkelijk samen kunnen komen.

Schep duidelijke verwachtingen

Wanneer mensen op afstand werken heb je als leidinggevende minder overzicht en de werknemers ervaren dat ook. Het moet duidelijk zijn wat er van hen verwacht wordt. Welke resultaten moeten worden behaald en wanneer? Breng de juiste mensen met elkaar in contact voor een soepel verloop.

Maak heldere afspraken

Op deze manier werken vraagt een zekere vorm van flexibiliteit. De negen-tot-vijf mentaliteit wordt meer losgelaten en werkzaamheden kunnen op andere tijden worden uitgevoerd als dat geoorloofd is en het de medewerker beter uitkomt. Het maken van heldere afspraken is echter cruciaal omdat natuurlijk niet alles zomaar geoorloofd is. Leg afspraken helder vast en maak duidelijk wie waar en wanneer aanwezig en bereikbaar is.

Blijf in contact

Het is verleidelijk om vanaf een andere werkplek meer in je eigen wereld op te gaan en het contact met collega’s tot een minimum te beperken. Toch is het belangrijk het contact te onderhouden en teamgenoten op de hoogte te brengen van waar je mee bezig bent.

Fysieke ontmoetingen blijven essentieel

Het gevaar van hybride werken schuilt hem in het sociale element. Het blijft belangrijk elkaar regelmatig te ontmoeten. Dit versterkt de onderlinge band en zo blijft de motivatie hoog. Online communiceren brengt vaak ook misverstanden met zich mee, of mensen moeten langer op een antwoord wachten. Door regelmatig fysiek af te spreken op kantoor kun je de neuzen weer dezelfde kant op krijgen.

Houd iedereen betrokken

Ook medewerkers die minder vaak op kantoor aanwezig zijn, moeten op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen. Degene die wel op kantoor werken bespreken zaken ook nog wel eens in de ‘wandelgangen’ en tijdens de lunch. Daar worden afspraken gemaakt waar de collega´s die thuis werken dus niet van op de hoogte zijn. Het is belangrijk iedereen bij alle processen te betrekken. Zodra er belangrijke zaken zijn besproken is het noodzakelijk dit door te geven aan het hele team. Ook voor hen die thuis zitten is het belangrijk om erbij te horen.

Thuiswerkplek moet optimaal zijn

Hybride werken betekent dat je soms ook vanuit je eigen huis werkt. Een goede werkplek is dan geen overbodige luxe. Als leidinggevende moet je de juiste spullen aan je werknemers verschaffen, zoals een goede ergonomische werkplek met de juiste bureaustoel, computer of laptop en eventuele communicatie benodigdheden. Naast fysieke spullen is het ook belangrijk dat systemen en documenten toegankelijk zijn. Medewerkers moeten de beschikking hebben tot de juiste werkomgeving.