Mag een werkgever je WhatsApp lezen? Dit zijn de regels

In Nederland en de rest van de Europese Unie is privacy streng beschermd, onder andere via de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM).

Dit recht op privacy stopt niet zodra je de werkvloer opstapt.

Of een werkgever mag meelezen, hangt in de eerste plaats af van de situatie: gaat het om een privételefoon of een telefoon van de zaak? En gaat het om zakelijke of privéberichten?

Situatie 1: je eigen privételefoon

Gebruik je je eigen smartphone voor je werk (bijvoorbeeld om in de groepsapp van je team te zitten)? Dan zijn de regels heel simpel: je werkgever mag hier onder geen beding op kijken. Je privételefoon is jouw eigendom.

Een werkgever heeft juridisch gezien geen enkele basis om toegang tot jouw toestel te eisen, zelfs niet als je de telefoon gebruikt om werkgerelateerde zaken te bespreken. Doet een werkgever dit wel zonder jouw expliciete (en ongedwongen) toestemming? Dan is dat een directe schending van je privacy.

Bekijk ook

WhatsApp privacy: zo voorkom je dat Meta AI je appjes leest | Panorama

Situatie 2: een telefoon van de zaak

Bij een telefoon van de zaak ligt het ingewikkelder. Het toestel is immers eigendom van de baas. Toch betekent dit absoluut niet dat een werkgever onbeperkt mee mag kijken.

Privéberichten zijn altijd taboe

Zelfs op een zakelijke telefoon heb je recht op een zekere mate van privacy. Als jij via WhatsApp een appje naar je partner of een vriend stuurt, mag de werkgever dit niet lezen. Het openen van overduidelijke privéberichten is een overtreding van het briefgeheim en de privacywetgeving.

Wanneer mag een werkgever wél zakelijke WhatsApps controleren?

Een werkgever mag alleen onder zeer strenge voorwaarden zakelijke communicatie controleren. Dit mag alleen als er voldaan wordt aan de volgende eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens:

1. Er is een gerechtvaardigd belang: Er moet een dringende, zwaarwegende reden zijn. Denk hierbij aan een concreet vermoeden van fraude, diefstal, het lekken van bedrijfsgeheimen of het schenden van een concurrentiebeding.
2. Er is geen ander alternatief (Subsidiariteit): De werkgever moet het probleem eerst op een andere manier proberen op te lossen. WhatsApp controleren is een uiterst redmiddel.
3. De controle is proportioneel: De inbreuk op de privacy moet in verhouding staan tot het doel. Als er gezocht wordt naar bewijs van één specifiek incident, mag niet de hele chatgeschiedenis van de afgelopen drie jaar worden doorgespit.
4. Heldere regels vooraf: De werkgever moet vooraf duidelijke regels hebben opgesteld over het gebruik van de zakelijke telefoon (bijvoorbeeld in een personeelshandboek) en werknemers hebben gewaarschuwd dat er onder bepaalde omstandigheden gecontroleerd kan worden.

Bekijk ook

WhatsApp opslag vol? Wis deze verborgen dubbele bestanden | Panorama

Wat als WhatsApp op de computer staat (WhatsApp Web)?

Veel werknemers koppelen hun (zakelijke) WhatsApp aan hun computer of laptop van de zaak om sneller te kunnen typen. Als je aan het einde van de dag vergeet uit te loggen, blijven je chats openstaan op de bedrijfsprocessor.

Hoewel het technisch gezien heel makkelijk is voor een werkgever of IT-beheerder om in te loggen of mee te kijken, veranderen de juridische regels hierdoor niet. Een werkgever die bewust chats gaat lezen omdat een werknemer is vergeten uit te loggen, handelt nog steeds in strijd met de privacywetgeving. Wel is het voor je eigen gemoedsrust verstandig om WhatsApp Web altijd af te melden zodra je je werkplek verlaat.

Tips voor werkgevers: voorkom privacy-schendingen

Als werkgever wil je grip houden op de zaak, maar je wilt ook de wet niet overtreden. Neem daarom de volgende maatregelen:

• Stel een ICT-reglement op: Leg zwart-op-wit vast of een zakelijke telefoon ook privé gebruikt mag worden en wat de regels zijn omtrent zakelijk appen.
• Wees transparant: Laat medewerkers vooraf weten dat er in extreme gevallen (zoals fraude) controle kan plaatsvinden.
• Gebruik alternatieven: Wil je zakelijke communicatie kunnen inzien of archiveren? Gebruik dan liever interne communicatietools zoals Microsoft Teams of Slack in plaats van WhatsApp. Hiervoor gelden vaak andere, duidelijkere beheerregels.

Bekijk ook

Verborgen prullenbak van WhatsApp: zo maak je direct ruimte vrij | Panorama

Tips voor werknemers: bescherm je privacy

• Houd werk en privé gescheiden: Gebruik een zakelijk toestel bij voorkeur alléén voor zakelijke contacten. Wil je toch privé appen? Doe dat dan via je eigen telefoon.
• Beveilig je telefoon: Zorg voor een goede toegangscode of biometrische vergrendeling (zoals FaceID of een vingerafdruk), ook op een telefoon van de zaak.
• Log uit bij WhatsApp Web: Maak er een gewoonte van om aan het einde van de werkdag je WhatsApp-sessie op de computer te beëindigen.

Mag een werkgever je WhatsApp lezen? Nee, in 99% van de gevallen niet. Zelfs op een telefoon van de zaak is je privacy beschermd. Alleen bij een concreet en ernstig vermoeden van misstanden (zoals fraude) en onder zeer strenge voorwaarden mag een werkgever bij hoge uitzondering zakelijke berichten inzien. Vertrouwen op de werkvloer blijft immers de basis voor een goede arbeidsrelatie.